Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im B2B-SaaS-Betrieb von Deal Manager.
Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist zur besseren Lesbarkeit in drei Teile gegliedert:
- Teil A – Besuch der öffentlichen Websites deal-manager.de und biernat-solutions.de (z. B. Aufruf von Inhalten, Demo- und Prozesscheck-Anfragen). Die Website ist eine reine Informationsseite; ein Login in die Anwendung findet über sie nicht statt.
- Teil B – Nutzung der Anwendung Deal Manager durch B2B-Kunden und deren autorisierte Nutzer (Anmeldung, Bedienung, Support) einschließlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, die ein Autohaus-Kunde innerhalb seines Tenants einbringt (z. B. Daten von Endkunden, Interessenten, Mitarbeitern, Dienstleistern).
- Teil C – übergreifende Angaben, insbesondere Betroffenenrechte und Beschwerderecht.
Hinweis zum Rollenverhältnis: Für den Website-Besuch (Teil A) und die Anwendungsnutzung durch B2B-Kunden (Teil B) ist Biernat Solutions Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für Daten, die ein Autohaus innerhalb seines Tenants einbringt, ist regelmäßig das jeweilige Autohaus Verantwortlicher; Biernat Solutions verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines separaten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Verantwortlicher
Arkadius Biernat, handelnd unter Biernat Solutions
Dürerstr. 12
59368 Werne
Deutschland
E-Mail: kontakt@biernat-solutions.de
Telefon: +49 (0)176 641 90 266
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE457563310
Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da nach aktueller interner Prüfung keine gesetzliche Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO besteht. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.
Teil A – Besuch dieser Website (deal-manager.de, biernat-solutions.de)
Dieser Teil betrifft alle Besucherinnen und Besucher der öffentlichen Website. Die Website ist eine reine Informations- und Landingpage; ein Login in die Anwendung Deal Manager findet über diese Website nicht statt.
A.1 Keine Cookies, kein Tracking
Die Websites deal-manager.de und biernat-solutions.de setzen keine Cookies, nutzt keine lokale Browser-Speicherung und bindet keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste ein. Auch die verwendete Schriftart wird lokal vom eigenen Server ausgeliefert (kein externes CDN). Beim bloßen Besuch der Website ist daher kein Cookie-Banner und keine Einwilligung erforderlich. Cookies und lokale Speicherung setzt ausschließlich die eingeloggte Anwendung Deal Manager (siehe Teil B).
A.2 Server-Logs
Beim Besuch der Website werden durch den Hoster automatisch technische Daten in Server-Logs verarbeitet: IP-Adresse (anonymisiert/gekürzt soweit möglich), Zeitpunkt der Anfrage, abgerufene Ressource, übertragene Datenmenge, Referrer und User-Agent. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie die rein statistische Auswertung der Zugriffe in aggregierter Form (Reichweitenmessung). Die Auswertung erfolgt ausschließlich serverseitig durch den Hoster auf Basis dieser Server-Logs; dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Diese Daten werden für längstens 14 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, soweit nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich; die daraus erzeugten Auswertungen sind aggregiert und lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu.
A.3 Kontaktformular (Demo- und Prozesscheck-Anfragen)
Das Kontaktformular auf der Website übermittelt selbst keine Daten an einen Server von Biernat Solutions. Beim Absenden öffnet sich Ihr lokales E-Mail-Programm mit einer vorausgefüllten Nachricht (Name, Firma, E-Mail, Betriebsgröße und Ihr Freitext) an unsere Kontaktadresse; der Versand erfolgt anschließend über Ihren eigenen E-Mail-Anbieter. Es findet keine automatische oder verdeckte Übertragung dieser Eingaben durch die Website statt. Wir verarbeiten die Angaben nur, soweit Sie die E-Mail tatsächlich absenden, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Speicherung richtet sich nach der Aufbewahrung in unserem E-Mail-Postfach; Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht.
Teil B – Nutzung der Anwendung Deal Manager
Dieser Teil betrifft B2B-Kunden von Deal Manager und deren autorisierte Nutzer. Die Anwendung wird getrennt von dieser Website in einer eigenen Umgebung betrieben.
B.1 Verarbeitete Datenkategorien
- Vertrags- und Abrechnungsdaten von B2B-Kunden, z. B. Firma, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Rechnungsdaten.
- Benutzerkonten der Anwendung, z. B. Name, E-Mail, Rolle, Standort, Login-Audit, 2FA-Status und Session-Metadaten.
- Deal-, Fahrzeug-, Termin- und Kommunikationsdaten, die ein Autohaus in seinem Tenant verarbeitet.
- Technische Sicherheitsdaten, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, User-Agent, Request-Metadaten, Fehler- und Audit-Logs.
- Support- und Kommunikationsinhalte, soweit sie für Anfragebearbeitung oder Störungsanalyse erforderlich sind.
B.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung, Betrieb und Absicherung der Anwendung Deal Manager | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; für Tenant-Kundendaten Art. 28 DSGVO |
| Benutzerverwaltung, Login, 2FA, Rollen- und Berechtigungskontrolle | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
| Abrechnung, Vertragsverwaltung und steuerliche Nachweise | Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO |
| Support, Fehleranalyse, Monitoring und Missbrauchsschutz | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
B.3 Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich allgemein vorgeschrieben. Die Daten sind jedoch für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags über die Nutzung von Deal Manager erforderlich. Ohne Bereitstellung der für die Vertragsabwicklung notwendigen Daten kann ein Vertrag nicht zustande kommen oder nicht erfüllt werden.
B.4 Auftragsverarbeitung für Autohaus-Tenants
Soweit ein Autohaus personenbezogene Daten seiner Kunden, Interessenten, Mitarbeiter oder Dienstleister in Deal Manager verarbeitet, geschieht dies tenantbezogen und auf Weisung des jeweiligen Autohauses. Inhalt, Dauer, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragsverarbeiter werden im AVV und dessen Anlagen geregelt.
Das Autohaus bleibt für eigene Informationspflichten, Rechtsgrundlagen, Einwilligungen und interne Zugriffsberechtigungen verantwortlich.
B.5 Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter
| Dienstleister | Sitz / Verarbeitungsort | Zweck | Betroffene Daten | Transfermechanismus |
|---|---|---|---|---|
| Netcup GmbH | Karlsruhe, Deutschland | Hosting der Serverinfrastruktur in Deutschland | Anwendungsdaten, Datenbanken, verschlüsselte Backups, technische Logs | EWR (kein Drittlandtransfer) |
| Brevo SAS (vormals Sendinblue) | Paris, Frankreich (EU) | Versand von System-, Termin- und Kunden-E-Mails | Empfängeradresse, Name/Anrede soweit erforderlich, Mailinhalt, technische Versandmetadaten | EWR; Verarbeitung gemäß Brevo-DPA |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | EU-Region Frankfurt; Mutterkonzern USA | Fehleranalyse und Stabilitätsmonitoring | Technische Fehlerdaten; Deal Manager nutzt PII-Scrubbing und tenantgetrennte Projekte | Angemessenheitsbeschluss EU-U.S. Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln gemäß Sentry-DPA |
| Better Stack, Inc. | Verarbeitung primär in Europa; Anbieter Better Stack, Inc., Delaware-Corporation; Drittlandzugriffe nach DPA möglich | Externes Uptime-Monitoring und Job-Heartbeats | Technische Verfügbarkeitsdaten, HTTP-Status, Heartbeat-Zeitpunkte (keine Customer-PII) | EU-U.S. Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln gemäß Better-Stack-DPA |
Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in der jeweils aktuellen Unterauftragsverarbeiterliste zum AVV aufgeführt. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen datenschutzrechtliche Vereinbarungen nach Maßgabe der DSGVO. Änderungen des Unterauftragsverarbeiterkreises werden nach den Regelungen des AVV mitgeteilt.
B.6 Drittlandübermittlungen
Deal Manager betreibt die Kernanwendung auf Servern in Deutschland. Für Anbieter mit Sitz oder Zugriffsmöglichkeiten außerhalb des EWR werden – soweit erforderlich – geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO eingesetzt, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework), Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework und/oder EU-Standardvertragsklauseln. Die jeweils einschlägigen Garantien je Anbieter sind in der vorstehenden Tabelle (Spalte „Transfermechanismus") sowie in der Unterauftragsverarbeiterliste und den Datenschutzanlagen zum AVV dokumentiert. Auf Anfrage stellen wir Kopien dieser Garantien zur Verfügung.
B.7 Cookies und lokale Speicherung in der Anwendung
Die nachfolgend beschriebenen Cookies und Speichermechanismen betreffen ausschließlich die eingeloggte Anwendung Deal Manager – nicht den Besuch dieser Website (siehe Teil A.1).
Deal Manager verwendet ausschließlich technisch erforderliche Cookies und lokale Browser-Speicherung. Es werden keine Marketing-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Eine Einwilligung über ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich; Rechtsgrundlage für den Einsatz technisch erforderlicher Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
| Name / Kategorie | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Session-Cookie | Aufrechterhaltung der Anmeldung des Nutzers | Bis zum Ende der Browser-Sitzung bzw. bis zum Logout |
| CSRF-Token | Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen | Bis zum Ende der Browser-Sitzung |
| Tenant-Zuordnung | Zuordnung des Nutzers zum richtigen Mandanten (Autohaus) | Dauer der Sitzung bzw. nach technischer Konfiguration |
| UI-Zustände (lokale Speicherung) | Stabile Bedienung der Oberfläche, z. B. zuletzt gewählte Filter | Lokal im Browser bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zur technischen Aktualisierung |
Die genannten Cookies und Speichermechanismen können vom Nutzer in den Einstellungen seines Browsers eingesehen, gelöscht oder blockiert werden. Eine vollständige Blockade kann dazu führen, dass die Anwendung nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert.
B.8 Logs, Monitoring und Datensparsamkeit
Sicherheits-, Login-, Audit- und Fehlerlogs werden zur Nachvollziehbarkeit, Missbrauchserkennung und Störungsbehebung verarbeitet. Deal Manager maskiert personenbezogene Daten in strukturierten Logs und Fehlerereignissen soweit technisch möglich. Systembenachrichtigungen und Monitoring-Pings sollen keine Customer-PII enthalten.
B.9 Speicherfristen
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Vertragserfüllung, gesetzliche Aufbewahrung, Sicherheitsnachweise oder berechtigte Interessen erforderlich ist. Konkrete Fristen je Datenkategorie:
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Vertrags- und Abrechnungsdaten (Rechnungen, Buchungsbelege) | 10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO, § 257 HGB) |
| Benutzerkonten und Anwendungsdaten | Für die Dauer der Vertragsbeziehung; nach Vertragsende gemäß AVV-Offboarding |
| Tenant-Daten (Deals, Fahrzeuge, Termine usw.) | Nach Vertragsende: Export, Löschung oder Anonymisierung gemäß AVV |
| Live-Backups auf dem VPS | 14 Tage rollierend, verschlüsselt |
| Offsite-Backups | 90 Tage rollierend, verschlüsselt |
| Login-Audit, Sicherheits- und Anwendungslogs | Bis zu 180 Tage; bei laufender Vorfallaufklärung länger |
| Support- und Kommunikationsinhalte | Für die Dauer der Bearbeitung sowie zur Beweissicherung im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen |
B.10 Technische und organisatorische Maßnahmen
Biernat Solutions setzt zum Schutz personenbezogener Daten technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO um. Dazu gehören u. a. TLS-Verschlüsselung in Transport, verschlüsselte Backups, rollenbasierte Zugriffskontrolle, 2-Faktor-Authentifizierung für Administratorzugänge, Audit-Logs, getrennte Test- und Produktivumgebungen sowie regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen. Eine ausführliche TOM-Beschreibung ist Bestandteil des AVV (Anlage 2) und wird Kunden auf Anfrage bereitgestellt.
Teil C – Übergreifende Angaben
C.1 Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21).
Bei Tenant-Kundendaten ist regelmäßig zuerst das jeweilige Autohaus als Verantwortlicher zu kontaktieren; Biernat Solutions unterstützt das Autohaus im Rahmen des AVV.
Anfragen an Biernat Solutions können an kontakt@biernat-solutions.de mit dem Betreff „Datenschutz – Deal Manager" gerichtet werden.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgen, haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
C.2 Beschwerderecht
Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Biernat Solutions in Nordrhein-Westfalen ist zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-WestfalenPostfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de/kontakt
C.3 Keine automatisierte Entscheidung
Deal Manager nutzt keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Anwendung verwendet keine externen Marketing-CDNs und lädt die benötigten Software-Assets lokal aus.
C.4 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Rechtslage, Dienstleister, technische Verarbeitung oder Leistungsumfang ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar.